09.05.2024 veröffentlicht
(13.09.2024 geändert)
Aktueller Stand & Nächste Termine
[13.09.2024] Alle Abstimmungstermine haben bereits stattgefunden und wir befinden uns nun auf der Zielgeraden. Mit eurem Input in den verschiedenen Workshops (siehe unten) haben wir viel Material für die inhaltliche Ausarbeitung und befinden uns in der finalen Vorbereitung der MVV am 26. September. Meldet euch bei Rückfragen wie immer gerne unter vorstand@verein-der-altafraner.de
Als letzte Veranstaltung des Strategieprozesses steht noch an:
Mitgliederversammlung
In dieser Mitgliederversammlung werden wir über die Ergebnisse des Strategieprozesses beraten, neue Vorstandsmitglieder wählen und wichtige Beschlüsse für die zukünftige Entwicklung des Vereins fassen!
Donnerstag 26.09.2024 um 19:00 Uhr, Dauer ca. 2 h
[Teilnahme über diesen Link]
Kontext & Offene Fragen
Why:
Es startete mit einer Idee: Eine Gruppe 12.-Klässler*innen gründete einen Alumni-Verein, mit einer Vision davon, welches Potenzial dieses Netzwerk für zukünftige Schüler*innen, für sich selbst und für die Gesellschaft als Ganzes haben könnte. Aber, wie die Weisen und Geduldigen wissen, gut Ding will Weile haben!
Dann: 20 Jahre Engagement und Weiterentwicklung durch die unterschiedlichsten Persönlichkeiten in den unterschiedlichsten Rollen, mit vielen Projekten, die mal mehr und mal weniger gut funktioniert haben, Phasen mit mehr und Phasen mit weniger Dynamik. Nun stehen wir an einem Punkt, an dem mit Sicherheit gesagt werden kann: Sie hatten Recht. Das Potenzial ist sichtbar und die Vision wird greifbar — mit einer stetig wachsenden Vielzahl an Aktiven in vielen verschiedenen Projekten.
Nun, nach 20 Jahren, stellt sich die Frage »Was jetzt?« — die Grundsteine sind gelegt, viele Prozesse funktionieren schon gut und es gibt Möglichkeiten der Synergie, mit denen sich die unterschiedlichen Projekte gegenseitig befeuern und stabilisieren können. Was machen wir damit? Was will der Verein (bzw. die Alumni) eigentlich erreichen? Wollen wir gemeinsam an einer besseren Zukunft bauen? Falls ja, wie wollen wir das erreichen?
What:
Diese (und viele andere) Fragen waren bisher offen und sollen nun beantwortet werden. Doch das ist ein schwieriger Prozess — wie findet man heraus, was ein Verein wirklich will, wenn nur ein kleiner Teil die Emails liest, zu den Versammlungen kommt oder die Umfragen beantwortet? Und selbst wenn man ein Gefühl dafür entwickelt, wohin die Reise gehen soll, wie setzt man das dann als Verein gemeinschaftlich in die Tat um?
Um diese Fragen zu beantworten, haben wir bereits im Sommer 2023 einen Strategieprozess gestartet, der sich seitdem bis über das gesamte Jubiläumsjahr 2024 erstreckt und mit 1,5 Jahren hoffentlich genug Zeit lässt — Zeit, um möglichst viele Personen in den Prozess einzubinden und ausreichend Iterationsschleifen zum Ausarbeiten, Feedback sammeln, Nachbessern, Ausprobieren, Feedback sammeln, nochmal Nachbessern, und so weiter durchzuführen.
How:
Der Prozess ist ein Experiment in gemeinschaftlicher Entscheidungsfindung und kollektiver Umsetzung. Deshalb wird auf mehreren Ebenen gleichzeitig gearbeitet:
An der Ausrichtung (Wohin soll es gehen?)
An der Umsetzung (Wie kommen wir da hin? Was ist der Weg?)
An der Ermöglichung (Was brauchen wir, um den Weg überhaupt gehen zu können?)
Zu diesem Zweck findet ein Formatmix aus Arbeitsphasen, Workshops und Informationsveranstaltungen in unterschiedlichen Gruppenzusammensetzungen statt. Der Vorstand organisiert diesen Prozess und treibt ihn voran, bündelt die Ergebnisse und unterstützt die Umsetzung mit vollem Krafteinsatz. Wenn ihr jetzt wissen wollt »Das ist ja alles schön und gut aber wie und wo kann man denn jetzt mitgestalten?« dann lest gerne weiter!
Strategieprozess 2011:
Vor 13 Jahren gab es bereits einen Strategieprozess des Vereins anlässlich des 10-jährigen Bestehens der Schule. Damals wurden sich zunächst viele Gedanken im Vorstand gemacht und dann die Vereinsmitglieder zu einem Strategie-Workshopwochenende eingeladen. Das Ergebnis dieses Workshops, das auch als Fundament für die heutigen Bestrebungen dient, könnt ihr bei Interesse hier nachlesen:
Ablauf & Zeitplan
(Zur Info: Arbeitsdokument, an dem fortlaufend weitergebastelt wird)
Die folgende Grafik zeigt einen Überblick über die Vielzahl an Arbeits- und Abstimmungterminen, die im Rahmen des Strategieprozesses stattgefunden haben (auch als PDF verlinkt für bessere Lesbarkeit). Im danach folgenden Abschnitt werden kurze Zusammenfassungen der Ergebnisse beschrieben und ggf. die Dokumentationen (bspw. der Workshops) verlinkt.
Zeitleiste Strategieprozess Stand 11. August.jpg
Phasen der Strategieentwicklung:
Vorbereitungsphase 1: Start der Vorbereitung zum Jubiläumsjahr mit ersten Gedanken zum Strategieprozess im Vorstand: "Wie stellen wir uns organisatorisch auf? Wie können wir Engagement stärken? Wie können wir Zusammenarbeit wirkungsvoller und stetiger machen?"
Abstimmungsphase 1: Vorstellung des ersten Konzept-Rohlings in der MVV und beim AAT 2023; Einholen von Feedback zur Grundidee; Ausrichtungsprozesse im Vorstand; Vorstrukturierung der bevorstehenden Arbeit
Vorbereitungsphase 2: Ausprobieren von neuen Arbeitsmodi im Vorstand; Ausarbeitung der Jahresplanung; Experimentieren mit Workshop-Formaten zur breiteren Beteiligung in ersten Veranstaltungen
Abstimmungsphase 2: Hauptphase des Strategieprozesses mit einer Vielzahl an Startimpulsen für neue Initiativen sowie Workshops und Abstimmungsterminen zur basisdemokratischen Beteiligung an der Erarbeitung der Vereinsstrategie
Vorbereitungsphase 3: Konsolidierung der gesammelten Ergebnisse des Strategieprozesses und Vorbereitung der MVV
Phasen der Vorstandsarbeit:
Organisationsphase: Erarbeitung einer Arbeitsstruktur, Ermittlung des Status quo im Verein, inkl. Infrastruktur, Drive, Archiv, Organigramm, Rollen
Fundamentphase: Vertiefung des Begonnenen, Onboarding neuer Teamleiter*innen, Schaffung der Voraussetzungen für die Strategieplanung (Finanzplanung, People Lifecycle, Handbuch & Organisation, Schulkommunikation), Detailplanung des Strategieprozesses
Umsetzungsphase: Aufgleisen neuer Projekte und Strukturen
Dokumentation & Ergebnisse
(Zur Info: Arbeitsdokument, an dem fortlaufend weitergebastelt wird; Dokumentation der Haltepunkte als PDF verlinkt; einige Punkten haben keine dedizierte Dokumentation)
21.10.2023 – Mitgliederversammlung Oktober 2023
Hier wurden die zuvor im Vorstand entwickelten Gedanken in Vorbereitung auf das Jubiläumsjahr zum ersten Mal in der öffentlichen Vereinsrunde vorgestellt und eine erste Idee für ein Zielbild 2024 mit Änderungen an der Organisationsstruktur präsentiert. Außerdem wurde ausführlich auf die Gründe für die Notwendigkeit des Strategieprozesses eingegangen.
03.-05.11.2023 – Vorstandstreffen & Spätkonzil beim AAT
Im Rahmen des AAT kam der Vorstand in Meißen zusammen, sammelte Ideen für die Umsetzung des geplanten Strategieprozesses, verschaffte sich einen Überblick über die aktuell stattfindenden Aktivitäten und plante die weiteren Termine. Parallel zum AAT fand am Samstagabend ebenfalls das Spätkonzil hybrid (real+virtuell) statt, in dem die Ergebnisse der MVV zum Auftakt des Strategieprozesses nochmal für diejenigen vorgestellt wurden, die an der MVV nicht teilnehmen konnten, Feedback durch Mitglieder eingesammelt und interessierte Aktive in die Strategie- und Leitungsarbeit eingebunden wurden.
09./10.12.2023 – Vorstandsklausur Dezember 2023
Der Vorstand traf sich zwei Tage in Präsenz bei Fred, um den Arbeitsmodus im Vorstand festzulegen und um die vielen akut anstehenden Themen und Projekte zu sortieren. Um die Umsetzung von vielen Aufgaben gleichzeitig zu ermöglichen, wurden die laufenden und geplanten Projekte in 7 Workstreams aufgeteilt, für deren Umsetzung jeweils unterschiedliche Vorstandsmitglieder verantwortlich waren. Darunter befanden sich Aufgaben der zentralen Zusammenarbeit (1 – Koordination und 2 – Sekretariat), der inhaltlichen Arbeit (3 – Schule, 4 – Vernetzung (push) und 5 – Vereinsleben (pull)) und ganz akute Großbaustellen, die einfach dringend und mit Vorstandspriorität angegangen werden mussten (6 – Webseite & IT, 7 – Datenschutz).
15.01.2024 – Großer Beirat
Information zur neuen inhaltlichen Aufteilung des Vorstands, Update zum Strategieprozess und Diskussion zu neuen Arbeitsabläufen in der internen Vereinsorganisation (Kalender, Sekretariat, Reisen, …)
08.02.2024 – 1. Workshop Mentoring
Kreativworkshop mit Ideen- und Erfahrungssammlung zur Frage „Was könnte Mentoring sein?“ mit ehemaligen Mitgliedern des Mentoringausschusses, Schüler*innen und aktuell interessierten Mitgliedern.
07.03.2024 – 1. Workshop Schulförderung
Gemeinsamer Workshop der Ausschüsse, die aktuell an der Schulförderung arbeiten (Essaywettbewerb, Sozialpreis, Stipendium) zur Frage "Wie könnte Förderung der Schüler*innen und der Schule als Institution überhaupt aussehen?"
15.03.2024 – 1. Zukunftskonferenz
Die Zukunftskonferenz (ZK) 2024 bildete als erstes Format zur professionellen Vernetzung und gemeinsamen inhaltlichen Arbeit an gesellschaftlichen Fragestellung einen Vorstoß in eine völlig neue Richtung dar. Die Resonanz war großartig, was die strategische Entwicklung des Vereins in diese Richtung bestätigt. Ein Format wie die ZK ist nur durch die fortschreitende Professionalisierung des Vereins überhaupt denkbar. Die ZK2024 war ein Prototyp; die ZK soll nun jährlich stattfinden und den Takt für die daraus entstehenden Projekte vorgeben.
16.03.2024 – Strategieforum
Das Strategieforum war ein mehrstündiger Workshop mit 21 Vereinsmitgliedern, der in vier Schritten ablief: 1) Zunächst wurde etwas Kontext zum Strategieprozess gegeben, 2) dann wurde die Kreativitätstechnik „Futurespective“ in drei Kleingruppen angewendet, um gemeinsam Ideen für Aktivitäten und Meilensteine des Vereins in den nächsten 10+ Jahren zu entwickeln, 3) dann wurden die Zeitleisten der drei Gruppen übereinandergelegt, jeweils kurz vorgestellt und in einer Themensammlung geclustert, 4) und zum Schluss wurde mit Klebepunkten priorisiert, welche Themen/Maßnahmen die Teilnehmenden als besonders wichtig und/oder dringend empfanden. Auf dieser thematisch sehr breiten Grundlage mit breiter Mitgliederbeteiligung baute danach die Strategieentwicklung im Vorstand und in den jeweils einzelnen Workstreams auf.
16.03.2024 – außerordentliche Mitgliederversammlung
In der außerordentlichen Mitgliederversammlung (aMV) wurden die Ergebnisse des Strategieforums und der aktuelle Stand des Strategieprozesses vorgestellt, neue Vorstandsmitglieder gewählt und neue Projekte beschlossen.
23./24.03.2024 – Vorstandsklausur
Diese Vorstandsklausur fand bei Kurt in Leipzig statt und diente hauptsächlich der Sammlung und Priorisierung der aktuell laufenden Aktivitäten in den Workstreams, in Vorbereitung auf den Sommer und die reguläre Mitgliederversammlung im Herbst.
11.04.2024 – Kick-off Datenbank
Zum Kick-off trafen sich Interessierte an der Arbeit des Netzwerks und Altafraner, die sich zudem für die technische Umsetzung der Vereinsarbeit interessierten. Dabei wurde beraten, wie man die Datenbank und Webseite weiterentwickeln könnte und wie man ab nun zusammenarbeiten kann, um die Netzwerkarbeit mit sinnvollen technischen Mitteln zu untermauern.
17.04.2024 – Rechtsberatung
In einer durch die Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt vermittelten Rechtsberatung haben wir uns zu Fragen der Gemeinnützigkeit, des Satzungszwecks, notwendiger Anpassungen und potenzieller Probleme in der Satzung beraten lassen und wurden auf Handlungsbedarf hingewiesen. Zudem wurden steuerliche Fragen, insbesondere im Zusammenhang mit der Abrechnung von Veranstaltungen, thematisiert.
23.04.2024 – 2. Workshop Mentoring
Gründung des neuen Mentoring-Teams und Konkretisierung der Ansätze; Zunächst Fokus auf Ausarbeitung eines Jugendschutzkonzepts (in Zusammenarbeit mit der Schule) als Grundlage für alle Mentoring-Aktivitäten und auch darüber hinaus.
09.05.2024 – Treffen Regional- & Fachbotschaften
Das „Gipfeltreffen der Regional- und Fachbotschaften“ diente dem Austausch der derzeit Aktiven, um den Neuen die Erfahrungen der bereits länger Engagierten zugutekommen zu lassen. Außerdem wurde beraten, wie sich das Konzept der Regional- und Fachgruppen weiterentwickeln könnte.
24.05.2024 – 2. Workshop Schulförderung
Da der 2. Workshop (WS) zum Bereich "Schule" leider kaum Beteiligung fand, konnten wir die Prognose des 1. WS leider nicht umsetzen, laut der der 2. WS dazu da sein sollte, die vielen möglichen Ideen für Projekte an der Schule weiter auszuarbeiten. Stattdessen fokussierten wir uns darauf, die organisatorischen Grundlagen zu schaffen, mit denen viele verschiedene Projekte von diversen Akteur*innen ermöglicht werden können. Ziel: Chaos vermeiden, um der Schule nicht unnötig zur Last zu fallen, und Synergie zu ermöglichen, um unser aller begrenzte Zeit- und Energieressourcen möglichst wirksam einsetzen zu können.
06.06.2024 – Workshop mit Schulleitung
Nachdem der internen Sortierung bezüglich der möglichen Rollen des Vereins aus Sicht der Alumni (1. & 2. Workshop Schulförderung), wurde ein gemeinsamer Workshop mit der Schulleitung abgehalten, in dem der Konzeptstand vorgestellt und Feedback eingeholt wurde. Es wurde folgendes festgehalten: 1) eine Erweiterung unserer Schulbotschaft um Lehrer*innen (bisher nur Schüler*innen), 2) eine Kontaktaufnahme mit den Eltern der Oberstufe als offenes Gesprächs-/Beratungsangebot, 3) die Begrüßung der 11. Klasse zu Schuljahresbeginn in einem Welcome-to-Oberstufe-Format, und 4) das gemeinsame Ausarbeiten von Schulförderungsprojekten in einem ganztägigen Workshop im Herbst.
Update: Das Welcome-to-Oberstufe-Grillen und die Kontaktaufnahme mit den Oberstufen-Eltern beim Elterntag zu Schuljahresbeginn wurden erstmalig durchgeführt; beides war ein großer Erfolg. Für den gemeinsamen Workshop wurde der 02.10. festgelegt, an dem in Präsenz in Afra die Projekte und Zeitpläne der nächsten Jahre ausgearbeitet werden. Meldet euch bei Interesse beim Vorstand!
06.06.2024 – Vorstandstreffen in Meißen
Direkt in Anschluss an den Workshop mit der Schulleitung fand sich der Vorstand in Afra zu einer Besprechung der nächsten Schritte und der Vorbereitung der Umsetzungsphase zusammen. Es wurden ToDo-Listen zum Aufrollen des Strategieprozesses in Vorbereitung der MVV aufgestellt und kritische Erfolgsfaktoren für die Weiterentwicklung der neuen Strukturen & Prozesse abgeleitet. Außerdem wurden Schlüsselrollen identifiziert und über deren mögliche Besetzung gesprochen.
12.06.2024 – Konzept-Workshop Vereinszweck & Identität
Im Workshop sammelten wir Antworten auf die Fragen, wofür unser Verein da ist, wofür er da sein sollte und für wen. Dies dient uns als Grundlage für die Erstellung von Leitlinien für die künftige Vereinsarbeit sowie für notwendige Anpassungen unserer Satzung.
24.07.2024 – Kreativworkshop Gesellschaft
Der dritte Wirkbereich des Vereins wurde bereits seit der Gründung mitgedacht und spätestens seit dem Strategieworkshop 2011 explizit als Ziel der Vereinstätigkeiten festgehalten. Zusätzlich zu den schon lange herumgeisternden Ideen wurden im Workshop Gedanken für die Herangehensweise an diesen neuen Bereich gesammelt. Die wesentlichen Erkenntnisse des Workshops waren folgende:
1) Die Gründe für gesellschaftliches Engagement (sowohl persönlich als auch gemeinsam) sind vielseitig, mit einem guten Antwortenkatalog auf die Frage "Warum sollten wir das antreiben?"
2) Unsere nützlichste Ressource ist unser werte- und kompetenzbasiertes Netzwerk, das wir für die Gesellschaft nutzbar machen sollten – sowohl indem wir uns aktiv an gesellschaftliche Fragestellungen setzen als auch indem wir das Netzwerk für Andere zugänglich machen.
3) Es geht nicht darum, uns selbst eine Bühne zu geben oder dass wir für alles die Lösung haben; wir bleiben also gerne im Hintergrund und schauen uns um, welche Initiativen bereits existieren und überlegen, wie wir diese unterstützen können.
4) Gleichzeitig glauben wir, dass wir auch inhaltlich viel beizutragen haben, wollen also gerne unsere Fachgruppen dabei unterstützen, sich mit gesellschaftlichen Fragestellungen zu beschäftigen, Plattformen für die gemeinsame Problemlösung entwickeln (bspw. Zukunftskonferenz) und eine "Bunte Tüte" als interdisziplinäre Gruppe zur gemeinsamen Bearbeitung von Fragestellungen starten.
Der nächste Workshop findet am Donnerstag, den 22. August statt und beschäftigt sich mit der Ausarbeitung der ersten drei konkreten Handlungsansätze (Bunte Tüte, Gemeinsame Weiterbildung in TheoryU, Unterstützung der Initiative „1100 Jahre Meißen“). Die weitere Ausarbeitung des Wirkbereichs „Gesellschaft“, inklusive der organisatorischen Implikationen, erfolgt dann ab Herbst. Meldet euch gerne bei Interesse oder Ideen bei uns.
25.07.2024 – Großer Beirat
Bei diesem großen Beirat wurde neben dem üblichen Update zu den Aktivitäten der Ausschüsse, Gruppen und Projekte auch der aktuelle Stand des Strategieprozesses vorgestellt und Feedback eingeholt.
31.07.2024 – Feedback-Workshop Vereinszweck & Identität
(ausgefallen)